Recoger respuestas a encuestas en papel, para luego ingresarlas manualmente en una hoja de cálculo, es cosa del pasado. Hoy, plataformas como Airtable permiten construir formularios de manera sencilla y enlazarlos automáticamente con tu base de datos. Desde 10datos.com te mostramos cómo crear formularios en Airtable paso a paso, con todas sus funciones, opciones avanzadas y formas de automatización para que aproveches al máximo esta poderosa herramienta.

Crear un formulario con la vista de formulario (Form View)

El método clásico de Airtable para crear formularios directamente desde una tabla.

La forma más sencilla de construir un formulario en Airtable es a través de la vista de formulario. Esta opción genera automáticamente un formulario utilizando los campos existentes de una tabla específica.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Abre una base existente en Airtable con los campos que deseas incluir.
2. En la barra lateral de vistas, haz clic en “Form” y luego en “Create a form view”.
3. Nombra tu formulario y selecciona si deseas editar los permisos (solo disponible en planes pagos).
4. Personaliza tu formulario desde la interfaz de edición.

Podrás modificar campos, eliminarlos, agregarlos o marcar algunos como requeridos. También puedes definir lógica condicional para mostrar ciertos campos solo si se cumplen determinadas condiciones.

El diseño también es personalizable: agrega una imagen de portada o logo, cambia el orden de los campos con solo arrastrar y suelta, y añade un mensaje de confirmación que verán los usuarios al enviar el formulario.

Finalmente, Airtable ofrece varias opciones de distribución:

• Compartir enlace directo
• Insertar en una web mediante código embed
• Configurar contraseñas o limitar quién puede responder

Con solo unos clics, tu formulario estará listo para usarse y todas las respuestas aparecerán directamente en tu tabla sin intervención manual.

Crear un formulario desde la interfaz (Interfaces)

Una alternativa más visual y flexible para diseñar formularios personalizados.

La herramienta de Interfaces en Airtable permite crear formularios con un diseño más elaborado y flexible. Aunque los datos siguen llegando a la misma base, esta opción ofrece una presentación más profesional, ideal para proyectos públicos o marcas que cuidan mucho su imagen.

Pasos para crear un formulario usando Interfaces:

1. Abre una base en Airtable con los campos que vas a utilizar.
2. Haz clic en “Interfaces” (junto al nombre de la base).
3. Selecciona “Start building” y luego “Build a form”.
4. Elige la tabla donde se guardarán las respuestas y asigna un nombre al formulario.

Desde aquí podrás:

• Editar los campos haciendo clic sobre ellos y utilizando el panel lateral.
• Agregar nuevos campos fácilmente con el ícono de “+”.
• Agrupar campos y organizarlos en columnas, algo que no es posible con la vista clásica.
• Configurar visibilidad condicional con reglas más complejas.
• Personalizar mensajes posteriores al envío.
• Agregar branding con logotipos e imágenes de fondo.

Cuando termines, puedes hacer clic en “Preview” para previsualizar el formulario y luego en “Publish form” para ponerlo en línea. Usa la opción “Share” para obtener un enlace o código de inserción.

Esta opción es ideal si necesitas un formulario con una estética más avanzada y deseas mayor control sobre cómo se muestran los elementos.

Personalizar formularios: campos, condiciones y mensajes

Airtable te permite crear formularios intuitivos, dinámicos y adaptados a tus necesidades específicas.

Ya sea que utilices la vista clásica o Interfaces, personalizar tu formulario es clave para recolectar información de forma precisa. Algunas funciones destacadas incluyen:

• Marcar campos como obligatorios: asegúrate de que los usuarios no omitan información esencial.
• Aplicar lógica condicional: muestra u oculta campos dependiendo de las respuestas anteriores, lo que permite formularios más inteligentes y eficientes.
• Modificar el orden de los campos: facilita la navegación del usuario ajustando el flujo del formulario.
• Agregar branding: incluye logotipos, imágenes de portada y colores para mantener la coherencia visual con tu marca.
• Configurar mensajes de agradecimiento: personaliza el mensaje que aparecerá después del envío para informar los siguientes pasos o simplemente agradecer la participación.

También puedes configurar el formulario para recopilar información de los usuarios como su dirección de correo o nombre, y permitir que reciban una copia de sus respuestas. Esto es útil en encuestas internas, registros o formularios de contacto.

Automatizar formularios de Airtable con Zapier

Conecta tus formularios con miles de apps y automatiza tareas como seguimiento de leads, alertas o informes.

Airtable por sí solo ya es una herramienta poderosa, pero al conectarlo con Zapier puedes multiplicar su funcionalidad. Con la integración adecuada, podrás hacer cosas como:

• Notificar en Slack cuando alguien completa un formulario.
• Enviar los datos a tu CRM como HubSpot, Salesforce o Pipedrive.
• Crear tareas en Trello o Asana automáticamente a partir de respuestas.
• Agregar contactos a campañas de email en Mailchimp o ConvertKit.
• Generar documentos automáticos a partir de formularios usando Google Docs o PDF.

Con más de 35 integraciones nativas y miles disponibles mediante Zapier, las posibilidades son casi infinitas. Además, no necesitas conocimientos técnicos ni programación: puedes usar plantillas preconfiguradas y activarlas con unos pocos clics.

Si trabajas con múltiples plataformas o necesitas que los datos fluyan sin intervención manual, esta es la solución perfecta.

Consejos adicionales y mejores prácticas

Algunos tips para asegurarte de que tus formularios en Airtable sean funcionales, eficientes y profesionales.

• Organiza bien tu base antes de crear el formulario: los campos que tienes en la tabla serán los mismos que usarás en el formulario. Cuanto más claro esté tu diseño desde el principio, más sencillo será personalizarlo.
• Haz pruebas antes de compartir: completa el formulario tú mismo varias veces para asegurarte de que todo funciona, que los campos están en el orden correcto y que las condiciones se comportan como esperas.
• Mantén los formularios cortos: pide solo la información necesaria. Formularios largos pueden aumentar la tasa de abandono.
• Revisa la configuración de privacidad: si necesitas datos de contacto o seguimiento, activa la opción para identificar a los usuarios que completan el formulario.
• Actualiza campos según el feedback: si notas que hay campos confusos o que generan errores, edítalos directamente desde la vista del formulario o desde Interfaces.

Usar Airtable para formularios no solo te ahorra tiempo y trabajo, sino que mejora la precisión de tus datos y te permite integrarlos fácilmente con el resto de tus herramientas digitales. Ya no necesitas hojas de papel ni recopilar respuestas a mano: con unos pocos clics, puedes tener un sistema completo y automatizado que te facilita la vida.