Google Tasks es una herramienta sencilla pero poderosa para quienes buscan una forma eficaz de gestionar tareas. Integrado directamente con Gmail, Google Calendar y otros servicios de Google, este gestor de tareas te permite mantener el control sobre tus pendientes sin salir de tu flujo de trabajo habitual. En 10datos.com te enseñamos todo lo que necesitas saber para usar Google Tasks como un profesional.

¿Dónde se encuentra Google Tasks?

Aunque está un poco escondido, Google Tasks está disponible en casi todas las apps de Google.

Google Tasks es uno de esos secretos bien guardados dentro del ecosistema de Google Workspace. Para acceder a él, simplemente abre Gmail, Google Calendar, Google Docs, Sheets, Slides o incluso Google Drive, y haz clic en el ícono de Tareas en el panel lateral derecho. Si no ves el ícono, haz clic en la flecha para expandir el panel.

También puedes gestionar tus tareas mientras estás fuera de casa descargando la app móvil para iOS o Android, lo que te permite llevar tu lista de pendientes contigo a donde vayas.

Cómo organizar y administrar tus tareas en Google Tasks

Puedes ordenar tus tareas por fecha, prioridad o incluso arrastrarlas manualmente según tu propio flujo.

Google Tasks te ofrece tres métodos de ordenamiento: por tu propio orden, por fecha y por tareas marcadas como destacadas. Para elegir uno, haz clic en los tres puntos verticales al lado de “Agregar una tarea” y selecciona la opción que prefieras.

Si prefieres personalizar el orden, simplemente arrastra las tareas con el mouse hasta el lugar deseado. Las subtareas se mueven junto con la tarea principal, pero si necesitas separarlas, solo arrástralas fuera del conjunto para convertirlas en tareas individuales.

También puedes organizar tus tareas en listas separadas. Crea nuevas listas desde el menú desplegable que aparece junto al nombre de la lista actual. Para mover tareas entre listas, haz clic en los tres puntos junto a la tarea y elige la nueva lista de destino.

Cuando completes una tarea, haz clic en “Marcar como completada”. Y si deseas limpiar el historial de tareas completadas, selecciona “Eliminar todas las tareas completadas” desde el menú de opciones de lista.

Cómo usar Google Tasks con Google Calendar y Gmail

La integración con Google Calendar y Gmail convierte a Google Tasks en una herramienta de productividad centralizada.

Una de las mejores funciones de Google Tasks es su integración con Google Calendar. Si asignas una fecha a una tarea, automáticamente aparecerá en tu calendario. Incluso puedes arrastrar tareas directamente desde el panel de tareas hasta tu calendario para asignarles una hora específica.

Si no ves tus tareas en el calendario, asegúrate de tener marcada la opción “Tareas” en la sección “Mis calendarios”.

En Gmail, puedes convertir correos en tareas de varias formas:

• Arrastrar y soltar: Toma un correo y arrástralo al panel lateral de Tareas para convertirlo automáticamente.
• Botón “Agregar a tareas”: Selecciona uno o varios correos y haz clic en el ícono de Tareas con el símbolo +.
• Atajo de teclado (Shift + T): Si tienes los atajos activados en Gmail, puedes usar este comando para agregar correos directamente a tu lista.

Las tareas creadas a partir de correos incluirán un enlace directo al correo original, facilitando el seguimiento. Puedes archivar esos correos para mantener tu bandeja de entrada limpia, sin perder el enlace en la tarea.

Cómo usar Google Tasks desde el móvil y compartir tareas

La app móvil te permite gestionar tus tareas sobre la marcha, aunque con funciones básicas.

La app móvil de Google Tasks, disponible para Android e iOS, funciona de forma similar al panel lateral web. Puedes agregar tareas con el botón +, cambiar entre listas tocando el nombre de la lista actual y ordenar o renombrar listas desde el menú inferior.

Para cambiar entre cuentas de Google, toca tu foto de perfil en la esquina superior derecha.

Sin embargo, compartir listas completas en Google Tasks aún no es posible de forma nativa. La colaboración se limita a tareas individuales dentro de Google Docs o Google Chat.

• En Google Chat: Dentro de un espacio, haz clic en la pestaña de tareas y selecciona “Agregar tarea del espacio”. Asigna la tarea a un miembro del grupo.
• En Google Docs: Usa un elemento de lista con casilla de verificación y haz clic en el ícono de Tareas que aparece. También puedes escribir @tarea y pulsar Enter.

Las tareas compartidas aparecerán en la lista personal de quien las reciba y también en su Google Calendar si tienen fecha. Además, incluirán un enlace directo al documento o espacio desde donde fueron creadas.

Google Tasks es una herramienta subestimada pero extremadamente útil, especialmente si ya usas otros servicios de Google. Aunque es básica en apariencia, ofrece todo lo necesario para crear, organizar, editar y automatizar tus tareas. Con una interfaz intuitiva, sincronización entre dispositivos y opciones de integración con herramientas como Gmail y Google Calendar, es una opción excelente para llevar tu productividad al siguiente nivel. En 10datos.com te seguiremos trayendo guías prácticas para que aproveches al máximo las herramientas digitales que ya tienes a la mano.