Notion es una de las herramientas digitales más versátiles del momento. Sirve como procesador de texto, base de datos, pizarra Kanban, y hasta como un “segundo cerebro”. Sin embargo, a pesar de su flexibilidad, hay una función para la que Notion no fue diseñado originalmente: las listas de tareas. Aun así, muchas personas—incluyéndome—lo han adoptado como gestor de tareas diario gracias a su enorme capacidad de personalización. En este artículo de 10datos.com te mostramos cómo transformar Notion en una herramienta de productividad potente, sin renunciar a su estética ni a su organización basada en bases de datos.

Por qué usar Notion como una lista de tareas

Control total, visualización flexible y diseño a tu medida

Las aplicaciones de listas de tareas tradicionales como Todoist o ClickUp están optimizadas para capturar rápidamente tareas y mantenerte enfocado. Pero si buscas un control absoluto sobre cómo visualizas, organizas y gestionas tus tareas y proyectos, Notion puede ofrecer algo único: una solución centralizada que une objetivos, tareas, notas y calendarios en un solo sistema.

Esto es especialmente útil si ya usas Notion para llevar registros de proyectos o metas personales. La integración entre diferentes bases de datos, la capacidad de ver tus tareas en diferentes formatos (como listas, calendarios, tableros o tablas), y la libertad de personalizar cada propiedad hacen que puedas crear una experiencia de lista de tareas hecha a tu medida.

Crea una base central y tu panel de control

Un espacio centralizado para todas tus tareas personales y profesionales

La clave para usar Notion como gestor de tareas es tener una única base de datos que lo contenga todo. Crea una base de datos llamada “Lista de tareas” e intégrala dentro de una página principal que funcione como tu panel de control o dashboard.

Desde ahí, puedes crear diferentes vistas filtradas: tareas del día, tareas semanales, vistas por proyecto o por contexto (trabajo, personal, estudios, etc.). También puedes crear una vista tipo calendario para tener una visión mensual de tus pendientes.

La ventaja de hacer esto en Notion es que puedes duplicar y personalizar las vistas tantas veces como necesites. Usa íconos, colores o etiquetas para diferenciar entre categorías. Además, puedes crear un menú de navegación sincronizado que se copie automáticamente en cada subpágina, permitiéndote moverte con facilidad entre vistas como “Hoy”, “Esta semana”, “Calendario”, “Clientes”, etc.

Este enfoque no solo te da claridad, sino que convierte tu sistema de tareas en un centro visual que puedes adaptar a tu estilo de trabajo o estudio.

Relaciona tus tareas con proyectos y objetivos

La conexión entre tareas y metas es lo que convierte a Notion en algo único

Una de las grandes ventajas de usar Notion como lista de tareas es que puedes conectar tus tareas a proyectos, metas, clientes o cualquier otro tipo de registro que ya tengas.

Por ejemplo, si llevas una base de datos con tus metas trimestrales, puedes relacionarla con tu lista de tareas. Así, cada vez que crees una nueva meta, podrás generar tareas asociadas desde esa misma página. Y lo mejor: todo quedará conectado, lo que te permitirá filtrar y ver el progreso de forma estructurada.

Este método también permite que cada proyecto tenga su propia página, dentro de la cual se muestre solo las tareas relacionadas a él. Puedes crear plantillas de proyectos que ya incluyan vistas filtradas de tareas, lo que agiliza enormemente el proceso de planificación.

Esta relación entre bases de datos es una de las herramientas más potentes y distintivas de Notion.

Usa una "bandeja de entrada" para capturar tareas rápido

Captura sin preocuparte por clasificar… al menos por ahora

Uno de los principios fundamentales de la productividad es tener una forma rápida de capturar ideas o tareas sin interrupciones. Por eso, necesitas una bandeja de entrada o "inbox" dentro de tu sistema en Notion.

Crea una vista filtrada que muestre todas las tareas que aún no tienen fecha asignada. Esta será tu lista de tareas sin clasificar. Cada vez que tengas una nueva idea o pendiente, agrégala allí sin preocuparte por la categoría o la fecha.

Luego, cuando tengas tiempo, puedes organizar esas tareas dentro del sistema general, agregando propiedades como fecha, prioridad, proyecto o tipo.

Como complemento, agrega un botón que te permita crear nuevas tareas con un solo clic. Este botón puede incluir propiedades predefinidas o simplemente abrir un nuevo ítem en blanco. Puedes duplicar ese botón en varias páginas de tu sistema para poder agregar tareas desde cualquier vista.

Cómo gestionar tareas recurrentes en Notion

Notion no tiene repetición automática… pero hay soluciones

Uno de los puntos débiles de Notion como lista de tareas es que no incluye una función nativa de tareas recurrentes. Pero con un poco de creatividad, se puede simular.

La solución más simple es agregar una propiedad llamada "Frecuencia" con valores como Diaria, Semanal o Mensual. Luego, puedes usar una fórmula que calcule la siguiente fecha según esa frecuencia. Para evitar que las tareas desaparezcan de tus vistas, ajusta los filtros para mantener visibles las tareas completadas que tengan una frecuencia asignada.

También puedes usar automatizaciones si tienes un plan de pago. Por ejemplo, puedes crear una automatización que se active al marcar una tarea como completada. Esta automatización puede generar una nueva tarea idéntica, con una nueva fecha basada en la frecuencia establecida.

Otra alternativa es integrar Notion con herramientas como Zapier, que pueden programar la creación automática de tareas en Notion en intervalos predefinidos (diario, semanal, mensual).\

En resumen, aunque Notion no fue concebido como una aplicación de lista de tareas, con la configuración correcta puede convertirse en un sistema completo de gestión de tareas. Su flexibilidad y capacidad para interconectar información lo hacen ideal para quienes buscan más que una simple lista de pendientes. Ya sea que trabajes en proyectos complejos o solo quieras tener todos tus compromisos en un solo lugar, este sistema puede adaptarse a ti.

Y si prefieres combinar lo mejor de ambos mundos, también puedes usar Notion como un complemento para tus otras herramientas de tareas. Lo importante es que encuentres un flujo que funcione con tu mente y estilo de trabajo. En 10datos.com te ayudamos a explorar todas las opciones para que tomes decisiones más informadas y organizadas.